规章制度

第一章 总 则

第一条 为规范学院档案管理工作，提高档案管理水平，有效保护和利用档案，根据《中华人民共和国档案法》及其实施办法、《普通高等学校档案管理办法》《高等学校档案工作规范》等法规，结合学校实际，特制定本办法。

第二条 档案工作是重要的基础性工作，是学校管理水平的重要体现。学校须全面贯彻国家档案工作法令、法规和各项方针政策，将档案工作纳入学校发展规划及部门、单位工作计划，纳入管理制度，纳入有关人员的职责范围，加强管理。

第三条 档案是对学校发展历史过程的反映和记录，是学校的宝贵财富。学校所有部门、单位和个人都应遵守有关法律法规，履行保护和移交档案的义务。

第四条 本办法所称档案是指学校从事招生、教学、科研、党政管理以及其他各项活动中直接形成的有保存价值的各种文字、图表、声像、实物等不同形式、载体的历史记录。

第五条 学校设置档案管理机构，为档案部门提供专用的、符合档案保管条件的库房，配备人员和设备，落实经费，逐步实现档案管理的现代化。

第二章 机构设置与人员配备

第六条 根据高等学校档案必须实行集中统一管理、分级负责的原则，学校确定一位校领导统管全校档案工作，设立综合档案室。综合档案室隶属学校办公室，业务上接受自治区教育厅及档案局的指导、监督和检查。学校各部门、单位根据实际情况配备一名或数名兼职档案员，负责本部门、单位档案的收集、整理和移交工作，同时接受学校综合档案室的业务指导、监督和检查。

第七条 学校综合档案室的管理职责是：

（一）贯彻执行国家有关档案工作的法令政策和规定，规划全校档案工作；

（二）组织制订、实施本校关于档案工作的规章制度，监督、指导、检查执行情况；

（三）负责接收（征集）、整理、分类、鉴定、统计、保管、保护全校的各类档案及有关资料，做好档案立卷归档以及安全保密工作；

（四）开展档案的开放和利用工作；

（五）组织实施档案信息化建设和电子文件归档工作；

（六）负责对兼职档案员的业务培训与指导，指导兼职档案员做好文件材料的收集、整理、归档工作，确保归档文件质量，对部门档案管理工作实施督促和检查；

（七）开展档案学术研究和业务交流活动；

（八）开发和利用档案资源，充分发挥文化教育功能。

第八条 学校为档案室配备专职档案人员，各部门、单位配备兼职档案人员，兼职档案人员在岗位职责中明确其档案管理任务。

第九条 档案人员应当遵纪守法，爱岗敬业，忠于职守，具备档案业务知识和相应的科学文化知识以及现代管理技能。

第三章 归档范围和要求

第十条 学校实行以纸质文件归档为主，纸质文件和电子文件同步归档的管理办法，各部门、单位在提交纸质档案的同时应提交电子文件一份。

第十一条 归档范围：

（一）党群类：主要包括学校党委、工会、团委、民主党派等组织的各种会议文件、会议记录及纪要；各党群单位的工作计划、总结；上级机关与学校关于党群管理的文件材料。

（二）行政类：主要包括学校行政工作的各种会议文件、会议记录及纪要；上级机关及学校行政管理的相关材料。

（三）教学类：主要包括反映教学管理、教学实践和教学研究等活动及学生学籍管理形成的文件材料。

（四）学生管理类：主要包括学生的高中档案、入学登记表、体检表、学生学籍卡片、奖惩记录、毕业生登记表等；上级有关招生工作的文件材料、招生计划、生源计划、新生录取名单、招生宣传、招生工作总结；年度就业统计表、就业工作总结等就业相关材料。

（五）科研类：科研管理部门（单位）、个人在科研管理和科研实践活动中形成的具有保存价值的文件和材料。

（六）产品生产与科技开发类：主要包括产品生产、科技开发等产学研活动过程中形成的文件和材料。

（七）基建类：基建管理部门在基建管理和工程项目建设、修缮过程中形成的具有保存价值的文件和材料。

（八）仪器设备类：主要包括各种仪器设备（价值在10万元以上）的全套随机技术文件以及在接收、使用、维修和改进工作中产生的文件和材料。

（九）外事类：外事管理部门及有关部门、单位在外事管理和外事活动中形成的具有保存价值的文件和材料。

（十）财会类：财务工作管理及会计工作中形成的文件和

材料。

（十一）声像档案类：反映学校各项重大活动的录像、照片、会议的录音等声像材料，其他具有保存价值的声像材料。

（十二）实物类：主要包括学校获得的各种奖状、奖杯、奖牌、锦旗、荣誉证书、光荣册；上级领导、知名人士、有关单位赠送给学校的题词、锦旗、牌匾、字画、工艺品；学校组织的各种重大活动中形成的纪念品；机构成立以来的使用过的牌、匾、公章。

第十二条 实行文件材料形成部门、单位归档制度。归档责任部门分工为：党群类、行政类、实物类由党委办公室和学校办公室负责归档；学生管理类由学生工作处（部）负责，教务处、招就处配合归档；教学类、仪器设备类由教务处、实验与信息化中心负责归档；科研类、出版物类由科研处负责归档；基本建设类由后勤保障处负责归档；外事类由国际交流处负责归档；财会类由财务处负责归档。涉及多个部门、单位的成套性文件由文件的主办部门、单位归档，其他部门、单位协办。

第十三条 党群团组织档案由组织部、工会、共青团确定并管理；学校人事档案的范围由人事部门确定并管理；学生个人档案的范围由学生工作处（部）确定并管理；财会类文件材料在会计年度终了后由财务部门整理归档。

第十四条 归档的文件材料，应符合下列要求：

（一）归档的文件材料要齐全完整。破损文件应予修复。

（二）有序整理归档文件材料，要遵循文件之间的形成规律，保持文件之间的有机联系。

（三）归档文件用纸规范，纸质优良，字迹清楚，应用黑色耐久笔书写。

（四）声像材料应用文字标出摄像或录音的对象、时间、地点、主要内容和责任者。

第十五条 归档时间及手续：

（一）学校各党政部门和能按年度归档的部门，应在次年六月底前归档并移交综合档案室。

（二）教学部门和能按教学年度归档的部门、单位，应在次学年度寒假前归档并移交综合档案室。

（三）科研、基建项目和专题性、成套性档案，在项目完成通过鉴定验收后两个月内归档并移交综合档案室。

第十六条 学校各部门、单位向综合档案室移交档案时，必须办理交接手续，填写《北海艺术设计学院归档文件移交清册》（见《北海艺术设计学院归档文件整理规则（试行）》的附件3）一式两份，双方清点无误后签字，各执一份存查。

第四章 档案的管理

第十七条 除特殊规定以外，学校各类档案由综合档案室集中统一管理。

第十八条 各部门、单位档案工作人员应当按照归档要求，组织本部门、单位人员及时整理档案和立卷。立卷人应当按照纸质和电子文件材料的自然形成规律，对文件材料系统整理组卷，编制页号或者件号，制作卷内目录，交本部门档案工作的人员检查合格后向学校综合档案室移交。综合档案室负责进行分类、鉴定、编号，编制检索工具，按照国家档案局《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》，确定档案材料的保管期限。

第十九条 对报告期限已满、已失去保存价值的档案，有关部门需填写《北海艺术设计学院档案材料鉴定表》（见附件1），经由主管校领导任组长，办公室主任、综合档案室和有关业务部门负责人任组员的鉴定小组审定后，指定专人销毁，销毁时需填写《北海艺术设计学院档案材料销毁清册》（见附件2）。未经鉴定和批准，不得销毁任何档案。

第二十条 各部门、单位的归档文件材料必须按照规定及时向综合档案室移交。任何部门和个人不得据为己有或拒绝移交。对于个人在非职务活动中形成的重要文件材料，综合档案室可通过征集、代管、捐赠等多种形式进行收集。

第二十一条 各部门、单位业务上接受综合档案室的指导、监督和检查。根据档案归档范围确定的业务责任部门，每年须向档案室报送新增档案库存目录和统计年报表。

第二十二条 档案室应建立和健全库房管理制度，落实防盗、防火、防潮、防尘、防虫、防鼠、防高温、防强光等措施，控制库房温湿度，确保档案安全。

第二十三条 对已经破损或字迹褪色的档案，应当及时修复或复制，对重要档案和破损、褪色修复的档案应当及时数字化，加工成电子档案保管。

第二十四条 存放涉密档案应当设有专门库房或专柜，由专人负责管理。

第五章 档案的开放和利用

第二十五条 校内部门需查阅档案材料，需持身份证、工作证并填写《北海艺术设计学院档案借阅审批表》（见附件3），经分管领导审核签字同意后方可借阅。

第二十六条 外单位查阅档案材料必须持注明利用者身份和利用档案的目的、范围的单位介绍信方可利用，填写《北海艺术设计学院档案借阅审批表》（见附件3），经分管校领导审批后方可查阅。

第二十七条 所有档案的查（借）阅均需填写《北海艺术设计学院档案查（借）阅登记簿》（见附件4），做好记录。

第二十八条 一般不得将档案材料带出档案室，确因工作需要借出时，须经档案室人员同意，办理借阅手续后借出，借出最长期限为五个工作日；重要的档案须主管校领导批准后方可借出。凡摘录复制档案，档案管理人员进行认真核对，盖章后才能生效。加盖综合档案室公章的档案复制件，与原件具有同等效力。

第二十九条 查阅档案必须严格遵守阅档制度，维护档案的完整和安全。借出的档案不准带到公共场所或家中，不准私自折卷、涂改、撕页、拍照、复印，不准转借他人，不准遗失。归还时保证档案材料的完整无损，否则，追究当事人责任。

第三十条 根据《高等学校档案管理办法》规定，高校档案应当为社会利用档案创造便利条件，用于公益目的的，不得收取费用；用于个人或者商业目的的，可以按照有关规定合理收取费用。

第六章 附 则

第三十一条 本办法自公布之日起执行，由学校办公室负责解释。

 

 

北海艺术设计学院

2021年12月29日